京博文：Office鮮為人知的四個(gè)技巧

在Office中，有不少鮮為人知的技巧，盡管十分容易操作，但您如果不知道有這樣的技巧，在日常工作中就會顯得效率慢了很多。下面就介紹四則小技巧，希望對大家有所幫助。

一、打造個(gè)性化菜單

大家一定知道，我們可以通過自定義來對Office中的程序界面工具欄中的圖標(biāo)進(jìn)行增加或刪除。但您也許不知道：我們還可以對菜單進(jìn)行進(jìn)一步的自定義設(shè)置，打造一個(gè)完全個(gè)性化的菜單，其實(shí)方法很簡單：

打開Office某一組件，鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄，在出現(xiàn)的快捷菜單中點(diǎn)擊“自定義”，在出現(xiàn)的“自定義”對話框中選擇“命令”標(biāo)簽頁，將左邊“類別”框的滾動條拉到下面，選中“新菜單”，接著將右邊“命令”中的“新菜單”一欄拖曳到文檔中的菜單欄中即可。

實(shí)現(xiàn)方法：現(xiàn)在，您就可以用鼠標(biāo)右鍵單擊新建的“新菜單”，為其修改適當(dāng)?shù)拿Q，另外，可使用在工具欄增加圖標(biāo)同樣的方法，將命令圖標(biāo)添加到您新建的菜單中去。

二、移植個(gè)性化設(shè)置

您想把在某一臺電腦中創(chuàng)建的個(gè)性化設(shè)置，包括個(gè)性化菜單、宏命令等移植到別的機(jī)器上去嗎？比如說您可以將家中的Office個(gè)性化設(shè)置移到單位的電腦中去、在重裝系統(tǒng)后不再需要重建個(gè)性化設(shè)置等等，實(shí)際上只用簡單的導(dǎo)入即可實(shí)現(xiàn)。

實(shí)現(xiàn)方法：點(diǎn)擊“開始→程序→Microsoft Office 工具”，打開“用戶設(shè)置保存向?qū)?span>”，點(diǎn)擊“下一步”就能搜索已有的Office個(gè)性化設(shè)置，點(diǎn)擊“保存本機(jī)的設(shè)置”。然后按“下一步”直到完成，設(shè)置程序會在您指定的路徑下生成一個(gè)“新建設(shè)置文件.OPS”的文件。您可將此文件拷貝到目標(biāo)計(jì)算機(jī)中，選擇“將原先保存的設(shè)置恢復(fù)應(yīng)用到本機(jī)上”一項(xiàng)，即可完成個(gè)性化設(shè)置的移植工作。

三、實(shí)時(shí)監(jiān)控單元格

Excel的“添加監(jiān)視點(diǎn)”可以讓您對某些特殊的單元格進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。即使這些單元格位于其它工作簿或本工作簿的屏幕以外位置也能實(shí)現(xiàn)，只要對所監(jiān)控的單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，立刻可在監(jiān)視窗口中觀察到，無需再左、右、上、下點(diǎn)擊拉動滾動條來進(jìn)行切換。

實(shí)現(xiàn)方法：鼠標(biāo)右鍵單擊需進(jìn)行監(jiān)視的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點(diǎn)（W）”，在出現(xiàn)的“監(jiān)視窗口”中就會把該單元格列入監(jiān)控范圍，如圖2所示。

編輯提示：你也可以通過這個(gè)窗口來添加監(jiān)視點(diǎn)。假如您不喜歡這樣的浮動窗口方式，將該“監(jiān)視窗口”拉到工具欄位置，“監(jiān)視窗口”就會自動插入到工具欄與單元格表單中間。

如果您不需要這個(gè)監(jiān)視點(diǎn)了，既可鼠標(biāo)右鍵單擊單元格通過快捷菜單來刪除，也可在“監(jiān)視窗口”選中該監(jiān)視點(diǎn)，然后點(diǎn)擊“刪除監(jiān)視”按鈕即可。

四、在Office安裝過程中自動輸入用戶信息

在Office安裝過程中，一般情況下需要我們自己手動輸入用戶名、單位以及Office產(chǎn)品的序列號。其實(shí)您可以通過修改Office安裝盤中的文件來實(shí)現(xiàn)。

實(shí)現(xiàn)方法：首先將Office安裝盤做成ISO光盤映像文件，然后用UltraISO軟件打開該文件，再查找到Setup.ini文件后，用文本將其打開，軟件將其中的options一段進(jìn)行修改：“USERNAME=”后面改上您想使用的用戶名；“COMPANYNAME=”后面改成您的單位名稱；“PIDKEY=”后面改上您的Office產(chǎn)品的序列號即可。

之后，您只要保存該修改后的ISO光盤映像文件，用虛擬光驅(qū)或進(jìn)行刻盤后安裝，安裝過程中就會自動輸入用戶名、單位和序列號了。